各团队、各位老师：

为进一步加强会议室与展厅规范管理，充分发挥会议室与展厅接待使用功能，随着研究院不断发展与各团队对外交流逐渐增多，为确保各类会议接待顺利进行，特发此通知。

研究院现有公共会议室2个，分别为国交中心一层会议室与材化楼二层会议室，对外接待展厅1个；为避免会议室占用冲突与提高会议室与展厅使用效率，烦请各团队、老师注意以下几点：

1.   如有来访接待，需使用会议室的，请通过钉钉智能会议室板块提交申请，说明来访情况与需求进行统一备案，如来访取消，请及时撤销会议室使用需求。

2.   研究院牵头会议，会务工作将由研究院办公室统一开展；各团队牵头会议与来访，原则上会务工作由团队内部自行解决，如需办公室进行会务协助的，请至少提前一天与办公室奚仁勇老师联系，以便提前准备；如无需会务帮助，只是硬件（音响、话筒等）支持的，也请提前联系奚老师。

3.   如涉及会议冲突，存在场地不足的情况，烦请大家提前反馈，以便研究院进行协调安排。

4.   如接待过程中需参观展厅的，烦请提前一天联系奚老师。

5.   请各位爱护研究院会议室等公共空间与公共设施，会议结束后自觉维护好相关卫生。如在使用过程中，发现硬件损坏等，请及时联系奚老师，以便后续安排维修维护。

6.   如遇到其他未尽事宜，也烦请及时联系奚老师15888100036。

天津大学浙江研究院

2023年3月6日